1. INTRODUCCIÓN
En concordancia con la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, TERMA EUROPA S.L. ha creado un Canal de denuncias para informar sobre las acciones u omisiones previstas en el artículo 2, de dicha Ley.
2. OBJETO DEL REGLAMENTO
El presente Reglamento regula el funcionamiento del Canal de Denuncias, así como las garantías, términos y condiciones de su uso por parte de los denunciantes.
TERMA EUROPA S.L. se reserva el derecho a modificar, en cualquier momento y sin necesidad de previo aviso, el contenido del presente Reglamento.
3. ÁMBITO SUBJETIVO ¿Quién puede hacer uso del canal de denuncias?
Todas aquellas personas que forman parte de la entidad, ya sean directivos o trabajadores, así como cualquier otra persona, vinculada o no a la entidad, deberán comunicar, a través del Canal de Denuncias, cualquier irregularidad de la que tengan conocimiento y que esté incluida en su ámbito objetivo, sin temor a ser objeto de despido o de cualquier otro tipo de represalia, y con la seguridad de que la misma será tratada con la más absoluta confidencialidad.
4. ÁMBITO OBJETIVO ¿Qué puede denunciarse?
Podrán ser objeto de denuncia a través del Canal de Denuncias, las irregularidades o malos comportamientos en relación a:
• Acoso laboral/sexual o discriminación
• Actuaciones irregulares relacionadas con proveedores
• Blanqueo de capitales y pagos indebidos
• Confidencialidad, seguridad de la información, uso de información privilegiada
• Contratos, informes o registros contables
• Protección del medioambiente
• Seguridad y salud e higiene
• Soborno y corrupción
• Tráfico de influencias
• Derechos humanos y laborales
• Otros incumplimientos recogidos en el articulo 2 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero.
Independientemente de que las situaciones de acoso sexual puedan denunciarse por este medio, serán cursadas según el PROTOCOLO PARA LA PREVENCIÓN DEL ACOSO SEXUAL Y POR RAZÓN DE SEXO vigente en la empresa.
5. GARANTÍAS
Para su correcto funcionamiento, el canal de denuncias cumple una serie de garantías esenciales, tanto para el denunciante, como para el denunciado y para otras personas que puedan verse implicadas.
Garantías del denunciante:
- Confidencialidad: el canal de denuncias implantado permite y garantiza la confidencialidad del denunciante y de las comunicaciones.
- Indemnidad frente a represalias. La denuncia efectuada no puede dar lugar a represalias contra el denunciante. Por tanto, la entidad no podrá imponer ninguna sanción al empleado denunciante que esté motivada o guarde relación con la denuncia.
Si la denuncia resultara falsa, la empresa podrá aplicar una sanción al empleado denunciante, de acuerdo a lo previsto en su Convenio Colectivo.
- Derecho a ser informado del resultado y seguimiento de la denuncia.
Garantías del denunciado:
- El denunciado tiene derecho a conocer la existencia de una denuncia en su contra.
- El denunciado tiene derecho a ser oído en el expediente y a efectuar las alegaciones que considere procedentes.
Garantías de otros afectados o implicados:
- Se garantiza la protección de la intimidad y de los derechos de terceros implicados en los hechos, afectados, testigos etc
6. ÓRGANO ENCARGADO DE LA GESTIÓN DEL CANAL
La gestión del canal se ha encomendado al “Responsable del Sistema” que deberá desarrollar sus funciones de forma independiente y autónoma respecto del resto de los órganos de la entidad u organismo pudiendo contar con el asesoramiento de otras personas de la empresa cuando lo estime necesario.
Las denuncias, así como los procedimientos a que las mismas puedan dar lugar, serán puestas en conocimiento de la Dirección de la Empresa.
7. PROCEDIMIENTO
7.1. Presentación de la denuncia
Las denuncias deberán formularse y presentarse por escrito, pudiendo optar el denunciante por cualquiera de las
vías que hay habilitadas para ello:
• A través del correo electrónico dpd@termaeuropa.comindicando en el ASUNTO: “Canal de Denuncias”
• Mediante correo postal, dirigido a TERMA EUROPA S.L. a. la Atención de “Canal de denuncias”
C/ Joaquin Velasco S/N, 26589 ARNEDILLO
7.2. Recepción de la denuncia
Una vez recibida la denuncia, se procederá a su registro siéndole asignado un código de identificación y en un plazo de cinco días hábiles se remitirá un acuse de la recepción de la misma al denunciante a menos que el informante expresamente haya renunciado a recibir comunicaciones relativas a la investigación o se trate de una denuncia anónima.
El registro de la denuncia también será comunicado a la dirección de la empresa dentro de los mismos plazos.
7.3 Tramite de admisión
Registrada la información, se comprobará si aquella expone hechos o conductas que se encuentran dentro del ámbito objetivo decidiendo, en un plazo que no podrá ser superior a diez días hábiles desde la fecha de entrada en el registro de la información:
- Inadmitir la comunicación.
- Admitir a trámite la comunicación.
- Remitir la comunicación a la autoridad, entidad u organismo que se considere competente para su tramitación
Cualquier decisión deberá se comunicada al informante dentro de los cinco días hábiles siguientes, salvo que la comunicación fuera anónima o el informante hubiera renunciado a recibir comunicaciones.
7.4 Instrucción
La instrucción comprenderá todas aquellas actuaciones encaminadas a comprobar la verosimilitud de los hechos relatados.
Si de la denuncia se desprendieran indicios sobre su fundamento, se realizará la apertura de expediente y en un plazo no superior a siete días hábiles se dará traslado de la denuncia al denunciado para que éste formule, en su caso, las alegaciones oportunas en los tres días siguientes hábiles.
Sin perjuicio del derecho a formular alegaciones por escrito, se invitará a la persona afectada a realizar una entrevista personal en la que, siempre con absoluto respeto a la presunción de inocencia, se le invitará a exponer su versión de los hechos y a aportar aquellos medios de prueba que considere adecuados
Durante dicho período, se practicarán las pruebas necesarias para una eficaz investigación de los hechos (entrevistas a implicados, solicitud de documentos, obtención de información a través de otras personas o de fuentes externas, etc.)
Concluida la investigación se emitirá un informe de conclusiones debidamente justificado en el que se propondrá a la dirección de la empresa alguna de las siguientes recomendaciones:
- El archivo de la denuncia cuando no hayan quedado suficientemente acreditados los hechos denunciados, o éstos no sean constitutivos de una infracción incluida en el ámbito objetivo del Canal de Denuncias
- Las medidas correctoras o sancionadoras que procedan si resultase acreditado el incumplimiento normativo. Estas medidas, en función de resultado que haya arrojado la investigación y el expediente tramitado, pueden consistir en la imposición de alguna sanción de acuerdo con lo establecido en los manuales internos de la entidad, o en el traslado al juez o a la fiscalía de los hechos por su carácter penal, así como, en su caso, la adopción de las medidas preventivas que se estimen oportunas para evitar que incumplimientos similares se vuelvan a producir.
Corresponderá aplicar la sanción o medidas disciplinarias acordadas en cada caso a la persona o personas que tengan atribuidas dichas funciones.
8. TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
Responsable del tratamiento
TERMA EUROPA S.L.
Dirección: Joaquin Velasco S/N 26589 ARNEDILLO
Teléfono: 941 39 40 00
Contacto: dpd@termaeuropa.com
Tiempo de conservación
Los datos de quien formule la denuncia o de los empleados y terceros se conservarán únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos denunciados.
En todo caso, transcurridos tres meses desde la introducción de los datos, deberá procederse a su supresión del sistema de denuncias, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del modelo de prevención de la comisión de delitos por la entidad.
Las denuncias a las que no se haya dado curso solamente podrán constar de forma anonimizada.
Exclusivamente los casos en los que esté desarrollándose un procedimiento de investigación, podrán ser conservados en medios externos, y serán accesibles exclusivamente por el órgano responsable de su gestión.
Legitimación del tratamiento
El cumplimiento de la obligación legal de gestionar el procedimiento al que se refiere el artículo 9 de la ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
Destinatarios de comunicaciones o cesiones
Con carácter general no se comunicarán los datos personales a terceros, salvo obligación legal, entre las que pueden estar las comunicaciones a la autoridad judicial, ministerio fiscal o a la autoridad administrativa competente en el marco de la investigación penal, disciplinaria o sancionadora. También a personas interesadas en los procedimientos relacionados con las reclamaciones presentadas.
Derechos del interesado
En todo momento tendrá derecho a acceder a sus datos personales, solicitar la rectificación de datos inexactos, solicitar la supresión de datos que ya no sean necesarios para los fines que se recogieron, solicitar la limitación u oposición del tratamiento de los datos cuando se cumpla alguna de las condiciones previstas en la normativa de protección de datos y solicitar la portabilidad de sus datos.
Para ejercitar dichos derechos podrá contactar con TERMA EUROPA S.L. por medio de un correo electrónico a la dirección dpd@termaeuropa.comcon la Referencia “Protección de Datos” adjuntando copia de su documento de identidad.
Asimismo puede presentar su reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos en la calle Jorge Juan nº 6 28001 MADRID o en la Web www.agpd.es